Comment télétravailler efficacement et s’organiser en équipe en ces temps de confinement ?

Ca y’est c’est officiel, ce sera au moins 5 semaines de confinement.
Plus de 1 personne sur 3 doit ou devra travailler à distance pour assurer la continuité de son activité. Si certaines entreprises sont très réfractaires au télétravail en temps normal, les situations exceptionnelles requièrent parfois un changement qui peut être brutal. 

Au sein de notre entreprise, nous sommes habitué à travailler en équipe et à distance depuis plusieurs années. Nous sommes sur plusieurs sites (Marseille, Paris et Suisse) et nous devons faire en sorte que les choses soient fluides en toutes circonstances. Nous faisons du télétravail quand cela est possible et pertinent et organisons des rendez vous à distance quotidiennement. Notre coeur de métier est le conseil dans le cloud et le développement, alors forcément, pour nous le travail en ligne fait partie intégrante de notre ADN. 

Fort de cette expérience au long court, nous avons mis en place des bonnes pratiques qui continuent d’évoluer. Nous avons aussi cherché, découvert, testé, adapté des outils et ajusté  nos méthodes. Les maîtres mots sont flexibilité, autonomie, efficacité et connection !! HUMAINE !! 

En discutant avec nos contacts professionnels et personnels ces dernières semaines, nous réalisons que le télétravail est loin d’être la norme et le fait de travailler à domicile pour une durée indéterminée est un véritable défi pour beaucoup.

La situation de crise d’aujourd’hui est différente de tout ce que nous avons pu connaître avant et le modèle anglo saxon du “business as usual” devient impossible. 

Et justement, est ce que cela ne serait pas le bon moment de prendre le recul nécessaire et d’apprendre à travailler ensemble différemment ?
C’est comme ça que l’idée de cet article a germé. De nombreux articles, méthodes avec plus ou moins d’humour ont fleuri sur le net, et voici notre petite pierre à l’édifice.Quels sont les bons outils, les bons réflexes à avoir ? Comment peut on travailler différemment tout en gagnant en efficacité ? Comment nous pouvons utiliser au mieux notre temps pendant cette parenthèse improbable ?

La liste ci-dessous n’a pas vocation à être juste ou exhaustive, elle tente de partager notre expérience et aider, si cela est possible, d’autres à moins pâtir de cette situation. Pour certains ou certaines, celle ci semblera peut être simple, évidente. Dans ce cas, nous les invitons à partager leurs outils ou méthodes pour étoffer cette liste via les commentaires sur les réseaux sociaux.

Nous sommes conscients que beaucoup de métiers ne peuvent pas être fait à distance ou difficilement de manière exclusive. Peut être cette crise affectent vos collègues, clients, fournisseurs, collaborateurs ou vous même. Nous sommes tous affectés d’une manière ou d’une autre. Il existe peut être des barrières technologiques, comme ne pas être équipé avec le bon matériel et/ou les bons logiciels (VPN, Partages de fichiers).
Concentrons-nous ici sur les solutions et si vous rencontrez des obstacles, nous serons ravis d’en discuter avec vous, voir comment faire pour trouver des alternatives. Pour cela l’entraide est la clé.

Le temps de confinement peut être l’opportunité pour mieux s’organiser en interne !

• FLEXIBILITÉ et AUTONOMIE : Être flexible dans les horaires et comprendre les contraintes professionnelles et personnelles de chacun. La clé : être responsable et transparent.
• APPRENTISSAGE : Utiliser ce moment pour se former. 
• COMMUNICATION : Développer votre capacité à mieux communiquer en équipe  : savoir formuler vos peurs, vos attentes et mieux comprendre l’autre. Cela fonctionne aussi pour toute autre situation dans la vie.
• AVOIR LES BONS OUTILS : les outils qu’on utilise pour la communication, l’organisation, les RH, l’assurance, la banque qui nous facilitent la vie et permettent une gestion autonome et en ligne.. 

Connexion : l’art de la réunion efficace (en physique ou en ligne !)

Nous avons tous vécu cette situation d’une réunion improbablement longue sans objet ni fin où l’on se serait bien retrouvé partout ailleurs. Quelques conseils pour une réunion efficace (en ligne ou non) : 

• Avoir un ordre du jour et des documents dont les gens ont pris connaissance avant la réunion. Organiser une réunion : est ce la meilleure solution ? Si on dépasse les objectifs de la réunion initiale, prévoir un autre moment pour discuter des sujets annexes éventuellement en plus petit groupe. (cf point suivant)
• Avoir les bonnes personnes autour de la table (même virtuelle)
• Horaire défini et on s’y tient, on commence à l’heure, on finit à l’heure
• Quelqu’un prend des notes (idéalement pas toujours les même) 
• Rédaction des actions pendant la réunion – tâches, qui est responsable/impliqué, quelle est l’échéance. 

• Un temps pour chacun. Si nous sommes sur un sujet de fond, une bonne pratique est de laisser du temps à chacun pour préparer et s’exprimer sur le sujet sans être interrompu et pouvoir exposer son point de vue.

et pour une réunion en ligne ?

Et bien les même principes s’appliquent avec quelques différences “techniques”.

• Désactivez votre micro quand vous ne parlez pas surtout si vous êtes dans un environnement bruyant. N’hésitez pas à faire des signes (vive la vidéo) quand vous voulez communiquer quelque chose
• Evitez les fonds qui change et ne vous mettez pas directement devant une source lumineuse 
• Utilisez la messagerie instantanée “chat”/”clavardage” etc.. et le partage d’écran quand cela est nécessaire 
• Evitez d’être plusieurs dans la même pièce à être dans la même video conférence. 
• Si votre internet rame, privilégiez le son sur l’image et coupez la vidéo.

• Skype : le plus : c’est déjà l’outil que beaucoup ont sur leur poste
• Zoom – marche remarquablement bien
• Amazon Chime
• Whereby 
• Jitsi (open source) 
• Livestorm
• Gotomeeting 
• 8×8

Flexibilité et autonomie : l’art de l’organisation. 

La clé est donc d’avoir une tolérance pour les situations de vie comme les enfants qui passent pendant la réunion. ou encore s’organiser pour pouvoir participer au cours de sport en ligne du midi !! 🙂

Les outils organisation : Asana – Trello – Jira 

Plusieurs peuvent être utilisés de la même manière, nous avons opté pour ASANA . 

Comment nous utilisons ASANA 

Nous avons de superbes experts sur le sujet qui ont développé un art de vivre autour d’asana. Voici les quelques principes que nous attelons tous à respecter en interne : 

Comment nous faisons ?

Sprint de début de semaine, sprint de fin de semaine.

Quelques règles : 

• Tâche, ne doit jamais faire plus de 4h, si plus, doit faire l’objet d’une subdivision
• Que les bonnes personnes dans les tâches
• Estimer le temps de réalisation dans nos tâches? des échéances réalistes  
• Organisation et découpage en projets
• Si une question, ou ressource, tout doit être dans la tâche, pas par mail. 
• Se donner du temps pour la mise en place du système et des revues cycliques

Avantages 

• Plus de mails en interne ou quasiment plus (et si on en reçoit, ils feront l’objet d’une tâche) 
• Identification des points de blocage : On avance et si ça n’est pas le cas, on sait pourquoi !
• Point de contact entre équipes rapide
• Visibilité personnelle et collective du travail effectué et à faire, avec un niveau de priorité.

APPRENTISSAGE : Rester motivé(e) en profitant du confinement pour se former 

Quelques plateformes MOOC que l’on recommande : 

• Coursera
• EdX
• OpenClassRoom
• CloudGuru, Udemy
• et bien sur les formations gratuites des cloud providers tel que AWS ou Azure. 

COMMUNICATION : l’outil de la communication non violente

Petite grille récapitulative de la communication non violente pour bien communiquer. 

Communication non violente
J’observe la situation	Je décris la situation sans exagérer, ni accuser
J’exprime mon émotion/sentiment	Je parle en mode ‘JE’, je suis, je me sens
J’exprime mon besoin	J’ai besoin de…
Je fais une demande claire	Sans exiger et je vérifie que la personne accepte

Pour en savoir plus sur la CNV, Marshall B Rosenberg, “Les mots sont des fenêtres ou bien ils sont des murs, Initiation à la communication non Violente”

AVOIR LES BONS OUTILS – les autres outils qu’on utilise et que l’on recommande

• Fonctions commerciales : Pipedrive, salesforce

La base de données, c’est la base !

Quelques conseils : 

• Avoir une nomenclature et s’y tenir / écrire une charte même courte pour un référentiel commun
• Mettre à jour les informations. Cela peut paraître simple, pourtant c’est le plus difficile à faire. Maintenir dans le temps une base de données. 
• Tout le monde doit mettre la main à la pâte et doit collecter et enrichir la donnée.
• Respecter la RGPD – Connaître et comprendre le cadre légal

• Fonctions RH

Passer sur des outils pilotés – gestion RH/Assurance Payfit /Alan et Qonto

Avantages : 

• une gestion en ligne et quasi automatisée, des documents, bulletins dématérialisés
• une autonomie des salariés sur leurs notes de frais, 
• demande de congés
• simplification centralisée des demandes
• des rappels efficaces, centralisations des informations et compatibilité des plateformes   

• Gestion financière / banque en ligne spécialement pour les entreprises : N26, Qonto

• Transparence et sécurité 
• Utilisation simple des interfaces 

Autres outils : 

• Collaboration :
• Klaxoon, teams

Transfert de fichier :

Wetransfer, Smash

Productivité :

Evernote, Tableau software, productivité.so, shift

Et surtout #RESTEZCHEZVOUS et prenez soin de vous et des vôtres